Eine automatisierte Verarbeitung kann dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Q-Wizard Unternehmen bei der Erfassung, Prüfung und strukturierten Weitergabe relevanter Geschäftsdokumente unterstützt.
Automatisierung in der Buchhaltung mit Q-Wizard
Inhalte des Artikels:
- Warum manuelle Buchhaltungsprozesse an ihre Grenzen stoßen
- Welche Aufgaben in der Buchhaltung automatisiert werden können
- Wie Q-Wizard Rechnungen und Geschäftsdokumente verarbeitet
- Von der E-Mail bis zur ERP-Übergabe
- Human in the Loop: Warum menschliche Kontrolle wichtig bleibt
- Was passiert bei fehlerhaften oder unvollständigen Dokumenten?
- Vorteile der automatisierten Buchhaltung mit Q-Wizard
- Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
- Machen Sie Ihre Buchhaltung mit Q-Wizard effizienter
- FAQ rund um Automatisierung in der Buchhaltung
Warum manuelle Buchhaltungsprozesse an ihre Grenzen stoßen
Viele Buchhaltungsprozesse beginnen mit einer E-Mail. Ein Dokument geht als PDF ein, wird geöffnet und anschließend manuell ausgewertet. Mitarbeitende übertragen Rechnungsnummern, Beträge, Adressdaten oder Artikelinformationen in das ERP-System.
Bei einzelnen Dokumenten ist dieser Aufwand überschaubar. Verarbeitet ein Unternehmen jedoch täglich zahlreiche Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente, entsteht schnell eine erhebliche Belastung. Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit wiederkehrenden Tätigkeiten, obwohl diese nur selten eine individuelle Entscheidung erfordern.
Auch das Fehlerrisiko steigt mit der Anzahl manueller Arbeitsschritte. Zahlendreher, falsch übertragene Artikelnummern oder fehlende Angaben können dazu führen, dass Dokumente nachbearbeitet werden müssen. Im schlimmsten Fall gelangen fehlerhafte Daten in nachgelagerte Systeme.
Gleichzeitig erwarten Unternehmen heute eine schnelle Verarbeitung ihrer Geschäftsdokumente. Verzögerungen bei Rechnungen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen können sich negativ auf Einkauf, Logistik, Vertrieb und Zahlungsprozesse auswirken.
Welche Aufgaben in der Buchhaltung automatisiert werden können
Für die Automatisierung eignen sich vor allem wiederkehrende Aufgaben mit klaren Abläufen und definierten Datenfeldern. Dazu gehören beispielsweise:
- das Auslesen eingehender Dokumente
- die Erkennung relevanter Inhalte
- die Übertragung von Daten in strukturierte Felder
- der Abgleich mit vorhandenen Stammdaten
- die Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität
- die Weitergabe der aufbereiteten Daten an nachgelagerte Systeme
Automatisierung bedeutet dabei nicht, dass jede Entscheidung vollständig ohne menschliche Beteiligung getroffen wird. Standardisierte Vorgänge können automatisch verarbeitet werden. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben sollte dagegen eine manuelle Überprüfung vorgesehen werden.
Besonders groß ist der Nutzen, wenn Mitarbeitende regelmäßig dieselben Informationen aus einer Vielzahl ähnlicher Dokumente erfassen und weiterverarbeiten. Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und schafft mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Fachwissen und individuelle Entscheidungen gefragt sind.
Wie Q-Wizard Rechnungen und Geschäftsdokumente verarbeitet
Q-Wizard ist eine KI-gestützte Middleware für die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten.
Die Softwarelösung erkennt relevante Inhalte, extrahiert die benötigten Daten und überführt sie in ein definiertes Zielformat.
Je nach Anwendungsfall kann Q-Wizard unter anderem folgende Informationen erfassen:
- Rechnungs- und Bestellnummern
- Lieferanten- und Kundendaten
- Rechnungs- und Lieferadressen
- Artikelnummern und Artikelbezeichnungen
- Mengen und Preise
- Steuerbeträge
- Zahlungsbedingungen
- Liefertermine
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis zuvor definierter Dokumententypen und Regeln. Artikelnummern können beispielsweise mit ERP-Stammdaten abgeglichen werden. Dadurch lässt sich feststellen, ob erkannte Positionen eindeutig zugeordnet werden können.
Auch gescannte Dokumente können bei Bedarf über eine OCR-Erkennung verarbeitet werden. Ob diese Funktion zum Einsatz kommt, hängt vom jeweiligen Dokumentenaufkommen und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Q-Wizard ist dabei nicht auf ein einzelnes ERP-System beschränkt. Die Daten werden in ein festgelegtes Zielformat überführt und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Von der E-Mail bis zur ERP-Übergabe
Der automatisierte Prozess mit Q-Wizard lässt sich in mehrere Schritte unterteilen.
Rechnungen, Bestellungen oder andere Geschäftsdokumente gehen per E-Mail ein. Q-Wizard liest den Nachrichtentext oder die angehängten PDF-Dateien aus dem definierten Postfach aus.
Im nächsten Schritt analysiert Q-Wizard die Dokumente und Nachrichtentexte. Die KI erkennt relevante Inhalte und ordnet sie den vorgesehenen Datenfeldern zu.
Die erkannten Informationen werden anhand definierter Regeln geprüft. Zusätzlich kann ein Abgleich mit ERP-Stammdaten erfolgen. So lassen sich beispielsweise unbekannte Artikelnummern oder fehlende Pflichtangaben erkennen.
Nach erfolgreicher Prüfung überführt Q-Wizard die Daten in ein definiertes Zielformat. Je nach Anwendungsfall kann beispielsweise OpenTRANS genutzt werden.
Die erzeugte Datei wird an einem festgelegten Speicherort bereitgestellt. Das ERP-System kann sie dort selbstständig abholen und weiterverarbeiten.
Der Prozess lässt sich vereinfacht so darstellen:
E-Mail-Eingang → KI-Auswertung → Prüfung → Zielformat → ERP-Übergabe
Im Standard erfolgt dabei keine direkte automatische Verbuchung im ERP-System. Q-Wizard bereitet die Daten auf und stellt sie für die weitere Verarbeitung bereit. Die konkrete Übergabe richtet sich nach dem eingesetzten System und dem jeweiligen Prozess.
Human in the Loop: Warum menschliche Kontrolle wichtig bleibt
Auch bei einer weitgehend automatisierten Verarbeitung bleibt menschliche Kontrolle ein wichtiger Bestandteil. Geschäftsdokumente können unvollständig sein, voneinander abweichen oder Angaben enthalten, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.
Q-Wizard verfolgt deshalb den sogenannten Human-in-the-Loop-Ansatz. Standardisierte und eindeutig erkennbare Dokumente können automatisiert verarbeitet werden. Bei unklaren Fällen wird eine Prüfung durch Mitarbeitende erforderlich.
Das sorgt für eine klare Aufgabenteilung:
- Die KI übernimmt die wiederkehrende Erkennung und Aufbereitung.
- Das System prüft die Daten anhand definierter Regeln.
- Mitarbeitende kontrollieren auffällige oder unvollständige Vorgänge.
- Geprüfte Daten werden für die weitere Verarbeitung freigegeben.
So entsteht ein automatisierter Prozess, der nicht auf eine vollständige Kontrolle durch die KI angewiesen ist. Die Mitarbeitenden greifen dort ein, wo ihr Fachwissen tatsächlich benötigt wird.
Was passiert bei fehlerhaften oder unvollständigen Dokumenten?
Nicht jedes Dokument enthält alle erforderlichen Angaben. Eine Rechnung kann beispielsweise eine fehlende Bestellnummer aufweisen. Bei einer Bestellung kann die Lieferadresse unvollständig sein oder eine Artikelnummer nicht eindeutig zugeordnet werden.
Q-Wizard erkennt solche Abweichungen und hält die betroffenen Dokumente zur Prüfung zurück. In einer Übersicht sehen Mitarbeitende, welche Vorgänge bearbeitet werden müssen und aus welchem Grund eine Prüfung erforderlich ist.
Mögliche Prüfgründe sind:
- fehlende Rechnungs- oder Bestellnummer
- unvollständige Lieferadresse
- unbekannte Artikelnummer
- nicht zuordenbarer Lieferant
- fehlende Pflichtangaben
- uneindeutige Daten
- nicht lesbare Dokumente
In der Detailansicht können die erkannten Inhalte kontrolliert und bei Bedarf korrigiert werden.
Die Prüfliste schafft dabei einen schnellen Überblick über alle offenen Vorgänge.
Zusätzlich können Monitoring und Fehlerprotokollierung eingesetzt werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wann ein Dokument eingegangen ist, wie es verarbeitet wurde und an welcher Stelle der Prozess angehalten wurde.
Vorteile der automatisierten Buchhaltung mit Q-Wizard
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Q-Wizard eignet sich insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig eine größere Anzahl an Rechnungen und weiteren Geschäftsdokumenten verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise:
- Industrieunternehmen
- Großhändler
- Handelsunternehmen
- Logistikunternehmen
- Unternehmen mit mehreren Standorten
- Unternehmen mit hohem Rechnungs- oder Bestellaufkommen
Besonders sinnvoll ist der Einsatz, wenn Mitarbeitende regelmäßig ähnliche Dokumente prüfen und Daten in ein ERP-System übertragen. Je häufiger sich ein Prozess wiederholt, desto größer ist das Potenzial für eine standardisierte Automatisierung.
Neben der Buchhaltung können auch angrenzende Bereiche profitieren. Dazu zählen beispielsweise Einkauf, Vertrieb und Logistik. Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine lassen sich nach einem ähnlichen Prinzip verarbeiten.
Welche Dokumententypen und Datenfelder zum Einsatz kommen, wird im jeweiligen Projekt definiert. Auch kundenspezifische Felder, Sonderregeln und zusätzliche Prozesse können als individuelles Customizing berücksichtigt werden.
Machen Sie Ihre Buchhaltung mit Q-Wizard effizienter!
Die Automatisierung in der Buchhaltung hilft Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu organisieren. Q-Wizard liest eingehende Dokumente aus, erkennt relevante Informationen, prüft die Daten und stellt sie in einem definierten Format für die weitere Verarbeitung bereit.
Dabei bleibt der Prozess kontrollierbar. Eindeutige Standardfälle können automatisiert verarbeitet werden. Unvollständige oder auffällige Dokumente werden gezielt zur manuellen Prüfung vorgelegt.
Q-Wizard automatisiert damit nicht die gesamte Buchhaltung. Die Lösung automatisiert einen wichtigen Teil des Dokumenten- und Datenflusses und reduziert den manuellen Aufwand bei der Erfassung und Weitergabe von Geschäftsdokumenten.
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Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen den bestehenden Ablauf und entwickeln eine passende Lösung für Ihre Systemlandschaft.
FAQ rund um Automatisierung in der Buchhaltung
Q-Wizard automatisiert die Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Die Lösung erkennt relevante Informationen, prüft die Daten und überführt sie in ein definiertes Format für die weitere Verarbeitung im ERP-System.
Je nach Anwendungsfall kann Q-Wizard unter anderem Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Zahlungsavise, Kontoauszüge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine verarbeiten.
Im Standard nimmt Q-Wizard keine direkte Verbuchung im ERP-System vor. Die Lösung bereitet die erkannten Daten auf und stellt sie in einem definierten Zielformat bereit. Das ERP-System kann diese Daten anschließend selbstständig abholen und weiterverarbeiten.
Q-Wizard hält solche Dokumente zur Prüfung zurück und zeigt den jeweiligen Prüfgrund an. Mitarbeitende können die erkannten Daten kontrollieren und den Vorgang gegebenenfalls korrigieren oder freigeben.
Ja. Q-Wizard ist als Middleware konzipiert und kann Daten in standardisierten Übergabeformaten bereitstellen. Dadurch lässt sich die Lösung in bestehende ERP- und Softwarelandschaften integrieren. Die konkrete Umsetzung hängt vom jeweiligen System und den benötigten Datenfeldern ab.
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