Besuchermanagementsystem Q-Visit
Souveräne Steuerung aller Besucherprozesse
Kundentermine, Werksführungen und Bewerbungsgespräche stellen Unternehmen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die Organisation dieser Events ist mit komplexen und zeitaufwendigen Aufgaben verbunden, wie der Koordination von Catering, dem Buchen von Restaurants und der Vorbereitung von Räumlichkeiten. Jeder der Schritte erfordert eine präzise Planung und die effektive Kommunikation mit den verantwortlichen Mitarbeitenden.
Damit diese Prozesse sicher, compliant und vor allem professionell ablaufen, benötigen Unternehmen ein Besuchermanagementsystem, das alle Aspekte der Gästeabwicklung abdeckt: von der digitalen Anmeldung über das Raummanagement bis zum Check-out.
Q-Visit ist unsere Software für ein nahtloses, DSGVO-konformes und stressfreies Besuchermanagement – entwickelt für Unternehmen, die manuelle Prozesse, Wartezeiten und Compliance-Risiken hinter sich lassen wollen.
Probleme, bei denen ein Besuchermanagementsystem hilft
Ein modernes Besuchermanagementsystem ist weit mehr als ein digitales Besucherbuch. Es löst typische Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Empfangs- und Zutrittsbereich täglich konfrontiert sind. Ohne strukturierte Prozesse entstehen unnötige Wartezeiten, Sicherheitslücken und ein unseriöser erster Eindruck.
Die folgenden drei Problemfelder zeigen, warum ein digitales Besuchermanagement heute unverzichtbar ist:
Q-Visit löst diese Probleme
Q-Visit ist das digitale Besuchermanagementsystem, das diese Herausforderungen gezielt adressiert. Die Lösung verbindet Compliance, Effizienz und einen professionellen Empfang in einer zentralen Plattform – und bietet für jede Rolle im Unternehmen konkrete Mehrwerte:
- Für Compliance-Abteilungen: Automatisierte Dokumentation aller Besucherprozesse, jederzeit verfügbare Evakuierungslisten in Echtzeit sowie eine transparente und nachvollziehbare Zutrittskontrolle.
- Für Facility Manager: Nahtlose Integration in Microsoft 365 und standardisierte Checklisten für alle Besuchsszenarien – vom externen Dienstleister bis zum VIP-Gast.
- Für Empfangsmitarbeitende: Entlastung im Tagesgeschäft durch Self-Check-in, personalisierte Besuchereinladungen und automatische Benachrichtigungen an die jeweiligen Gastgeber.
Zentrale Funktionen unseres Besuchermanagementsystems
Unser leistungsfähiges Besuchermanagementsystem bildet die zentrale Schnittstelle für einen sicheren, effizienten und professionellen Empfang. Es bündelt alle relevanten Funktionen in einer Lösung: digitale Besucherregistrierung, Raumplanung, Aufgabenmanagement und vieles mehr.
Entdecken Sie die Hauptfunktionen von Q-Visit:
Melden Sie Ihre externen Besucher zentral über Q-Visit an und koordinieren Sie Ihre Termine durch das automatische Versenden von Einladungen. Mit nur einem Klick erhalten Sie alle Details zum geplanten Termin.
- Überblick über Ihre geplanten Besuchstermine
- Automatische Benachrichtigungen bei Terminänderung oder -absage
- Schneller Zugriff dank umfangreicher Filtermöglichkeiten
Q-Visit berücksichtigt bei der Auswahl des Standorts oder Raumes Ihre Besucheranzahl und sorgt dafür, dass nur die freien Räume angezeigt werden.
- Passen Sie die Software perfekt an Ihre Raumgegebenheiten an
- Intelligente Raumlogik ermöglicht eindeutige Raumzuweisung
- Räume können direkt beim Anlegen von Terminen zugeordnet werden
Die von Ihnen hinterlegten Restaurants können mit Anschrift, Öffnungszeiten, Ruhetagen und Besonderheiten hinterlegt werden. So sehen Sie auf einen Blick, ob das Restaurant an dem gewünschten Tag zur gewünschten Uhrzeit geöffnet hat.
- Anzeige der Verfügbarkeit ausgewählter Restaurants
- Überblick über Ihre Reservierungen
Beim Erstellen eines neuen Termins haben Ihre Administratoren die Möglichkeit, Rollen zu vergeben. Daraus entstehen individuelle To-dos für Ihre Kolleginnen und Kollegen.
- Ein Ampelsystem zeigt den Bearbeitungsstatus eines Termins
- Automatischer Überschreibschutz bei aktiver Bearbeitung
- Direkter Zugriff auf die mit den Terminen verknüpften To-dos
Gestalten Sie Ihre Events nach Ihren individuellen Anforderungen. Dank einer Anbindung an das Active Directory Ihres Unternehmens lassen sich die Kontaktdaten Ihrer Kunden in Q-Visit automatisch befüllen.
- Definieren Sie Ihre eigenen Terminvorlagen
- Erstellen Sie Listen mit frei definierbaren Aufgaben
- Einmalig definieren und wiederverwenden
Externe Besucher können mit einem Besucherausweis ausgestattet werden. So behalten Sie stets den Überblick, wer sich auf Ihrem Betriebsgelände befindet.
- Digitale Zutrittsausweise ermöglichen schnelles Ein- und Auschecken
- Übersicht über den Status sämtlicher Besucherausweise
Mit Q-Visit ist jederzeit eine Auswertung Ihrer Besuche möglich. Diese lässt sich beispielsweise hervorragend für Ihr Vertriebscontrolling nutzen.
- Einfache Anbindung an Ihre Datenbank über REST-Schnittstelle
- Mehrwert für die Optimierung Ihrer Besucherprozesse
- Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
Melden Sie Ihre externen Besucher zentral über Q-Visit an und koordinieren Sie Ihre Termine durch das automatische Versenden von Einladungen. Mit nur einem Klick erhalten Sie alle Details zum geplanten Termin.
- Überblick über Ihre geplanten Besuchstermine
- Automatische Benachrichtigungen bei Terminänderung oder -absage
- Schneller Zugriff dank umfangreicher Filtermöglichkeiten
Q-Visit berücksichtigt bei der Auswahl des Standorts oder Raumes Ihre Besucheranzahl und sorgt dafür, dass nur die freien Räume angezeigt werden.
- Passen Sie die Software perfekt an Ihre Raumgegebenheiten an
- Intelligente Raumlogik ermöglicht eindeutige Raumzuweisung
- Räume können direkt beim Anlegen von Terminen zugeordnet werden
Die von Ihnen hinterlegten Restaurants können mit Anschrift, Öffnungszeiten, Ruhetagen und Besonderheiten hinterlegt werden. So sehen Sie auf einen Blick, ob das Restaurant an dem gewünschten Tag zur gewünschten Uhrzeit geöffnet hat.
- Anzeige der Verfügbarkeit ausgewählter Restaurants
- Überblick über Ihre Reservierungen
Beim Erstellen eines neuen Termins haben Ihre Administratoren die Möglichkeit, Rollen zu vergeben. Daraus entstehen individuelle To-dos für Ihre Kolleginnen und Kollegen.
- Ein Ampelsystem zeigt den Bearbeitungsstatus eines Termins
- Automatischer Überschreibschutz bei aktiver Bearbeitung
- Direkter Zugriff auf die mit den Terminen verknüpften To-dos
Gestalten Sie Ihre Events nach Ihren individuellen Anforderungen. Dank einer Anbindung an das Active Directory Ihres Unternehmens lassen sich die Kontaktdaten Ihrer Kunden in Q-Visit automatisch befüllen.
- Definieren Sie Ihre eigenen Terminvorlagen
- Erstellen Sie Listen mit frei definierbaren Aufgaben
- Einmalig definieren und wiederverwenden
Externe Besucher können mit einem Besucherausweis ausgestattet werden. So behalten Sie stets den Überblick, wer sich auf Ihrem Betriebsgelände befindet.
- Digitale Zutrittsausweise ermöglichen schnelles Ein- und Auschecken
- Übersicht über den Status sämtlicher Besucherausweise
Mit Q-Visit ist jederzeit eine Auswertung Ihrer Besuche möglich. Diese lässt sich beispielsweise hervorragend für Ihr Vertriebscontrolling nutzen.
- Einfache Anbindung an Ihre Datenbank über REST-Schnittstelle
- Mehrwert für die Optimierung Ihrer Besucherprozesse
- Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
Diese Vorteile bietet Ihnen Q-Visit
Mit Q-Visit entscheiden Sie sich für ein Besuchermanagementsystem, das konsequent auf die Anforderungen moderner Unternehmen ausgerichtet ist. Statt einer überladenen All-in-One-Lösung erhalten Sie eine spezialisierte Software, die Effizienz, Datenschutz und Professionalität in den Mittelpunkt stellt.
Klare Prozesse, flexible Skalierbarkeit und höchste Sicherheitsstandards sorgen dafür, dass Ihr Besuchermanagement zuverlässig funktioniert – heute und mit wachsendem Besucheraufkommen auch in Zukunft.
- Spezialisiert statt generisch: Optimiert ausschließlich für Besuchermanagement – ohne überflüssige Funktionen.
- Skalierbar für jedes Besucheraufkommen: Flatrate-Modelle (Standard, Plus, Premium) wachsen mit Ihrem Unternehmen.
- Made in Germany – Datenschutz inklusive: Hosting in der BADEN CLOUD® für höchste Sicherheit und DSGVO-Konformität.
- Mehr Zeit für das Wesentliche: Keine manuellen Listen oder Excel-Tabellen – Q-Visit übernimmt die Routine.
- Einheitliche Qualität für alle Events: Standardisierte Prozesse sorgen für professionelle Abläufe.
Revolutionieren Sie Ihr Besuchermanagement mit Q-Visit!
Lassen Sie manuelle Prozesse, Wartezeiten und Compliance-Risiken hinter sich. Mit Self-Check-in, O365-Integration und automatisierter Dokumentation bieten wir nicht nur Effizienz, sondern auch ein stressfreies Erlebnis für Empfang, Sicherheit und Gäste. Keine US-Clouds, keine komplexen All-in-One-Tools – einfach sicher, professionell und made in Germany.
Sie erhalten unser Besuchermanagementsystem in folgenden Preiskategorien:
Standard: 149 € mtl.
– 50 Benutzer
– bis zu 500 Besuche monatlich
Plus: 249 € mtl.
– 250 Benutzer
– bis zu 2.500 Besuche monatlich
Premium: 399 € mtl.
– 1.000 Benutzer
– bis zu 10.000 Besuche monatlich
Wissenswertes zum Thema Besuchermanagement
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Aspekte rund um den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu organisieren. Es ermöglicht die Planung, Dokumentation und Verwaltung von Besuchen, von der Registrierung bis zur Abmeldung.
Ein Besuchermanagementsystem verbessert die Sicherheit, Effizienz und Professionalität beim Empfang von Gästen. Es erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, sorgt für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und bietet eine klare Übersicht über alle Besuche.
Nein, moderne Besuchermanagementsysteme sind so gestaltet, dass sie einfach zu bedienen sind. Nutzerfreundliche Systeme wie Q-Visit können von Mitarbeitenden innerhalb weniger Minuten erlernt und effizient genutzt werden.
Ja, Besuchermanagementsysteme sind vielseitig einsetzbar und können auch zur Verwaltung von größeren Veranstaltungen wie Konferenzen oder Messen verwendet werden, indem sie die Registrierung, das Check-in und das Besuchermanagement effizient unterstützen.
Unser Besuchermanagementsystem als Live-Demo
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Q-Visit Ihr Besuchermanagement professionalisiert – unverbindlich und maßgeschneidert für Ihre Anforderungen.