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Eine geöffnete Hand mit Symbolen einer Person

Besuchermanagement mit Q-Visit

Empfangen Sie Ihre Besucher professionell

Entdecken Sie Q-Visit, unser fortschrittliches Besuchermanagement-System, das Ihren Empfang revolutioniert. Behalten Sie stets die Übersicht über Ihre ankommenden Besuche und gewährleisten Sie mit Q-Visit einen professionellen ersten Eindruck. Dieses Tool vereinfacht den Empfangsprozess und ermöglicht es Ihrem Personal, ohne umfangreiche Einarbeitung effizient zu arbeiten. Ob für Werksbesichtigungen oder alltägliche Besuche – zeigen Sie Ihren Gästen Ihre Professionalität und Ihren Status als digitaler Vorreiter vom ersten Moment an.

Die Herausforderung

Kundentermine, Werksführungen und Bewerbungsgespräche stellen Unternehmen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die Organisation dieser Events ist mit komplexen und zeitaufwendigen Aufgaben verbunden, wie der Koordination von Catering, dem Buchen von Restaurants und der Vorbereitung von Räumlichkeiten. Jeder dieser Schritte erfordert eine präzise Planung und die effektive Kommunikation mit den verantwortlichen Mitarbeitern.

Zusätzlich ist es entscheidend, die Anwesenheit von Besuchern rechtssicher und nachvollziehbar zu dokumentieren, insbesondere in Notfallsituationen wie einem Brand. In solchen Fällen muss genau bekannt sein, wer sich auf dem Unternehmensgelände befindet. Außerdem müssen die erfassten personenbezogenen Daten unter Einhaltung gesetzlicher Löschfristen verwaltet werden, was die Verantwortung weiter erhöht.

Empfangsdame begrüßt Gast und gibt ihm eine Q-FOX® Tüte
Zwei Frauen schütteln sich am Empfang zur Begrüßung die Hand

Die Lösung

Das Besuchermanagementsystem Q-Visit erleichtert die Organisation und Koordination von Unternehmensbesuchen, von der Terminplanung bis zur persönlichen Anmeldung vor Ort. Es ermöglicht die effiziente Abwicklung von Catering, Restaurantbuchungen und anderen Vorbereitungen durch die automatische Weiterleitung relevanter Informationen an die zuständigen Mitarbeitenden. Durch die optionale Anbindung an Bestandssysteme wie Ihr Active Directory, Ihr ERP oder CRM können Sie Teilnehmerinnen und Teilnehmer unkompliziert zu Ihrem Termin hinzufügen.

Q-Visit erlaubt flexible Anpassungen an spezifische Unternehmensbedürfnisse, unterstützt durch Funktionen wie Restaurantplanung und Kalendereinbindung über Microsoft Exchange. Die Plattform ist browserbasiert, wodurch sie von jedem Endgerät zugänglich ist, und speichert Daten sicher in der BADEN CLOUD®, die den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht.

Q-Visit – Unsere Features

Wir versprechen Ihnen: In 15 Minuten haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Bedienung verstanden und können sich optimal auf die Besuche Ihrer Gäste vorbereiten.

Informieren Sie sich jetzt oder sichern Sie sich einen Zugang zu unserer Live-Demo.

Individuelle Anpassungen

Das Besuchermanagement ermöglicht es Ihnen, eigene Events und eigene Tabs mit Togglen anzulegen, die individuelle To-dos für dafür ausgewählte Kolleginnen oder Kollegen erstellen.

Anbindungsmöglichkeiten

Die Anbindung des User- und Rechtemanagements ist über Active Directory oder manuell im Tool selbst möglich.

Übersichtlichkeit

Übersichtliche Anzeige von Terminen mit Beitrittsmöglichkeit für die User.

Volle Kontrolle

Aus dem Event lassen sich To-do-Listen mit Bearbeitungsmöglichkeit und Ampelsystem zur Anzeige des Bearbeitungsfortschritts erzeugen.

Bessere Administration

Administrierbarkeit von Restaurants und Konferenzräumen.

Digitales Besuchermanagement

Digitale Besucherkarten, die den Gästen zugewiesen werden können.

Flexibilität

Teilnehmerinnen und Teilnehmer lassen sich jederzeit hinzufügen und entfernen und werden automatisch im Tool oder per E-Mail benachrichtigt.

Zahlreiche Zugangsmöglichkeiten

Die Nutzung ist auf Smartphone, Tablet und Desktop-PC möglich.

Personalisierung

Individualisierungsmöglichkeiten für E-Mail-Benachrichtigungen.

Effizienz

Sparen Sie Zeit und Kosten (Ihr Besuchermanagement läuft automatisiert und digital).

Detaillierte Dokumentation

Sie erhalten mit unserem Tool eine detaillierte Dokumentation der Besuche auf Ihrem Unternehmensgelände.

Auswertung

Die anschließende Auswertung der Besuche gibt Ihnen neue Mittel zum Vertriebscontrolling an die Hand.

Erweiterbar

Sie können beliebig viele User an das System anbinden, sodass Tätigkeiten auch abseits des Empfangs verwaltet werden können.

Risikominimierung

Mit Evakuierungslisten oder speziellen Kontrollmöglichkeiten (z.B. Covid-Test) bei Besuchen reduziert das Besuchermanagement das Gesundheits- und Gefahrenrisiko.

Wissenswertes zum Thema Besuchermanagement

Ein Besuchermanagementsystem ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Aspekte rund um den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu organisieren. Es ermöglicht die Planung, Dokumentation und Verwaltung von Besuchen, von der Registrierung bis zur Abmeldung.

Ein Besuchermanagementsystem verbessert die Sicherheit, Effizienz und Professionalität beim Empfang von Gästen. Es erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, sorgt für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und bietet eine klare Übersicht über alle Besuche.

Nein, moderne Besuchermanagementsysteme sind so gestaltet, dass sie einfach zu bedienen sind. Die meisten Systeme können von Mitarbeitern innerhalb weniger Minuten erlernt und effizient genutzt werden.

Ja, Besuchermanagementsysteme sind vielseitig einsetzbar und können auch zur Verwaltung von größeren Veranstaltungen wie Konferenzen oder Messen verwendet werden, indem sie die Registrierung, das Check-in und das Besuchermanagement effizient unterstützen.

Kontakt

Lassen Sie uns Ihr Anliegen per Mail zukommen und wir melden uns umgehend bei Ihnen. Sollten Sie einen persönlichen Rückruf wünschen, geben Sie gerne Ihre Telefonnummer an. Selbstverständlich erreichen Sie uns auch telefonisch unter +49 721 201 202 700.

HEDGEHOG Software GmbH Kleinsteinbacher Str. 77, 76228 Karlsruhe, Fon: +49 721 201 202 800, Fax: +49 721 201 202 500, info@hedgehog.eu, www.hedgehog.euGeschäftsführer: Andreas Jandl, Benedict Vogel | AG Mannheim HRB 740905 | USt-ID Nr.: DE344760778

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