Besuchermanagement: Q-Visit
Behalten Sie Ihre ankommenden Besuche stets übersichtlich im Blick und bieten Sie Ihren Besuchern mit unserem einzigartigen Besuchermanagement-System Q-Visit einen Empfang, der Sie als digitalen Vorreiter auszeichnet. Zeigen Sie Ihren Kunden bereits bei der Einladung zu Werksbesichtigungen oder Besuchen, dass Professionalität bei Ihnen großgeschrieben wird. Das Tool ist einfach und intuitiv zu bedienen und kann somit auch ohne lange Einarbeitungszeit von Ihrem gesamten Personal genutzt werden.
DIE HERAUSFORDERUNG
Kundentermine, Werksführungen oder Bewerbungsgespräche – in vielen Unternehmen stehen regelmäßig verschiedene Arten von Besuchen an.
Die Planung und Durchführung dieser Termine ist mit zeitaufwendigen und komplexen Aufgaben, wie z.B. der Organisation des Caterings, dem Buchen von Restaurants oder der Vorbereitung der Räumlichkeiten, verbunden. All diese Aufgaben müssen im Vorfeld koordiniert und an die entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet werden.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, Besuche rechtssicher und nachvollziehbar zu dokumentieren. Besonders im Falle eines Notfalls wie etwa einem Brand ist es wichtig zu wissen, wer sich zu diesem Zeitpunkt auf Ihrem Unternehmensgelände aufhält. Allerdings unterliegen diese personenbezogenen Daten einer gesetzlichen Löschfrist, die es einzuhalten gilt.
Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile eines Besuchermanagementsystems, um den Herausforderungen, die mit Besuchen in Ihrem Unternehmen einhergehen, erfolgreich zu begegnen.
DIE LÖSUNG
Besuchermanagementsysteme bieten eine übersichtliche Lösung, um sämtliche Aufgaben, die mit Besuchen in Ihrem Unternehmen verbunden sind, mühelos zu organisieren und an die entsprechenden Verantwortlichen weiterzuleiten. Von der Terminfindung über die Organisation bis zur Anmeldung der Personen vor Ort in Ihrem Unternehmen – ein Besuchermanagementsystem deckt sämtliche anfallenden Tätigkeiten rund um Ihre Besucherinnen und Besucher ab.
Außerdem sind Besuchermanagementsysteme speziell darauf ausgerichtet, sämtliche Besuche rechtssicher zu dokumentieren. Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und verschaffen Ihnen zudem jederzeit einen genauen Überblick darüber, wer sich auf Ihrem Unternehmensgelände aufhält. Im Falle eines Notfalls wie beispielsweise einem Brand ist somit die Sicherheit Ihrer Gäste stets gewährleistet.
Q-Visit ist vielseitig in seinen Funktionen. Ganz gleich, ob Sie Restaurantbesuche im Vorfeld planen oder individuelle Tasks erstellen möchten – Sie erhalten in unserem übersichtlich gestalteten System die Möglichkeit, sämtliche Aufgaben an die richtige Stelle weiterzugeben. Dank nahezu vollständiger Freiheit beim Erstellen Ihrer Events wird das Tool im Handumdrehen individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Manuelle Einladungen gehören der Vergangenheit an: Laden Sie Ihre Kunden mit Stil automatisch zu Ihren Events ein. Dank Microsoft-Exchange-Anbindung erhalten diese den Termin direkt als Kalendereinladung. Ganz einfach hinterlegen Sie dabei Ihr Logo und Ihre Texte, die mitgesendet werden sollen. Durch die optionale Anbindung an Bestandssysteme wie Ihr Active Directory, Ihr ERP oder CRM können Sie Teilnehmerinnen und Teilnehmer unkompliziert zu Ihrem Termin hinzufügen. Darüber hinaus können sie auch bestehenden Terminen beitreten, sofern diese nicht als privat gekennzeichnet sind. So behält Ihr Vertrieb jederzeit den Überblick, welche Kunden an welchem Datum bei Ihnen im Haus sind.
Da der Zugriff browserbasiert erfolgt, lässt sich von jedem beliebigen Endgerät auf das System zugreifen. Ihre Daten lagern hierfür auf den sicheren und zuverlässigen Servern der BADEN CLOUD®, die alle Anforderungen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt sowie den Sicherheitsstandards eines TÜV-geprüften Rechenzentrums der Stufe 3 Hochverfügbarkeit 24/7 entspricht.
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