Vorstandsassistenz mit Schwerpunkt Vertriebscontrolling (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent und zahlenaffin?
Du möchtest nah am Vorstand arbeiten, vertriebliche Prozesse steuern und strategische Entscheidungen begleiten?

Du willst Deine Persönlichkeit in einem Umfeld einbringen, das Professionalität mit Teamgeist und echter Wertschätzung verbindet?

‚Dann komm als Persönlichkeit zum Q-FOX®!‘

Als Unternehmen der Q-FOX Gruppe ® ist die OCTO IT AG auf den Vertrieb, die Produktion sowie den Handel mit Hardware, Software und Services spezialisiert.
Unser motiviertes und vielfältiges Team arbeitet deutschlandweit an vier Standorten eng zusammen. Gemeinsam unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Einkaufsprozesse wirtschaftlich zu optimieren und mithilfe individuell angepasster Arbeitsplatzlösungen ihre Performance sowie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

Du bist direkt dem Vorstand zugeordnet und unterstützt ihn bei analytischen Aufgaben im Vertriebscontrolling sowie bei organisatorischen und administrativen Themen im Vorstandsbereich: 

• Analyse und Aufbereitung vertriebsrelevanter Kennzahlen inkl. Reporting, Forecasts und Entscheidungsgrundlagen 

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten KPI- und Reportingsystems sowie Sicherstellung von Transparenz über Pipeline, Ziele und Vertriebsperformance 

• Überwachung von Forecast vs. Ist-Zahlen und Ableitung von Handlungsempfehlungen

• Qualitätssicherung und Pflege von CRM- und Vertriebsdaten 

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Vorstandsterminen inkl. Briefings, Protokollen und To-do Tracking 

• Terminmanagement sowie Organisation von Dienstreisen

• Unterstützung bei Angebots- und Vertragsprozessen

• Schnittstellenkommunikation zwischen Vorstand, Vertrieb und weiteren Fachbereichen 

• Mitwirkung an Projekten sowie Optimierung interner Prozesse 

• Recherche- und Ad-hoc-Analysen zu strategischen Fragestellungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation 

• Hohe Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Controlling‑ oder vertriebsnahen Funktion von Vorteil 

• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent 

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel und PowerPoint 

• Analytisches Denkvermögen sowie Zahlenaffinität im Umgang mit Prozessen und Auswertungen

• Kommunikationsstärke, Empathie und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern 

Dein großes Plus…

• Du bringst bereits Erfahrungen mit Power BI oder Grafana mit