Hinzu kommt, dass die Deadline für ein wichtiges Projekt immer näher rückt und Sie ein wichtiges Dokument dafür einfach nicht mehr finden können. Das ist der Moment, in dem Sie realisieren: So geht es nicht weiter.
Sie wünschen sich, dass Sie alle Informationen und Dokumente digital so organisieren können, dass Sie auf Anhieb finden, was Sie suchen. Sie würden das Papierchaos gerne hinter sich lassen und strukturierter und effizienter arbeiten.
Spätestens jetzt wird es Zeit für die Einführung eines Enterprise Content Managementsystems, das all dies ermöglicht.
ECM: Was steckt genau dahinter?
Wenn es um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen geht, kann das ECM-System als Herzstück der IT-Landschaft angesehen werden. Das Enterprise-Content-Management ist ein Gesamtkonzept, das eine einheitliche Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglicht. Durch die optimale Vernetzung mit anderen Systemen steigt die Effizienz von Geschäftsabläufen.
Was umfasst das ECM?
In erster Linie geht es beim ECM darum, Informationen zu bündeln. Damit alle Unternehmensinformationen einheitlich gespeichert, bearbeitet und archiviert werden können, fasst das Enterprise Content Management unterschiedliche Software-Lösungen zu einem Gesamtkonzept zusammen. Schnittstellen zu anderen Systemen und Anwendungen sorgen für eine optimale Integration des ECM in die Prozesslandschaft des Unternehmens.
Mit einem ECM haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Inhalte effektiver zu organisieren, zu suchen und zu finden sowie Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen zu verwalten. Zudem ermöglicht es die automatische Indexierung sowie Kategorisierung von Inhalten und erleichtert so die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Inhalten.
Was verbirgt sich hinter einem ECM?
Das Enterprise Content Management besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die miteinander verknüpft sind. Die wichtigsten Komponenten sind:
- Dokumentenmanagement: Dieser Teil des ECM ermöglicht die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Pflege von Dokumenten.
- Archivierung: Dieser Teil des ECM ermöglicht das Langzeitarchivieren von Dokumenten und Inhalten unter Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
- Suche: Dieser Teil des ECM ermöglicht es, Dokumente und Inhalte schnell und einfach zu finden. Dazu gehört auch die Unterstützung von Suchanfragen in natürlicher Sprache.
- Zusammenarbeit: Ein ECM ermöglicht die Zusammenarbeit von mehreren Benutzern an einem Dokument oder einer Aufgabe. Dazu gehört auch die Verwaltung von Zugriffsrechten und die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen.
- Workflow-Management: Mithilfe eines ECM können Geschäftsprozesse und Workflows abgebildet und automatisch abgewickelt werden.
- Integrationsfähigkeit: ECM-Systeme arbeiten oft in Verbindung mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP oder CRM, um die Zusammenarbeit und die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erleichtern.
Es gibt auch ECM-Systeme, die spezielle Anforderungen erfüllen oder auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind, wie z.B. medizinische Dokumentationen, Finanzdokumentationen oder Regulierungen.
Vorteile eines ECM
Die Anwendungsbereiche eines ECM sind vielseitig. Es kann sowohl im Personalrechnungswesen eingesetzt werden, um steuerrechtliche Anforderungen bestmöglich zu gewährleisten, oder im Personalwesen, um die digitale Verteilung von Dienstreisen-Abrechnungen, Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und nicht zuletzt das Führen personeller Akten zu unterstützen. Doch auch im Vertrieb, im Einkauf und in der Rechnungsstellung bietet ein ECM einen großen Mehrwert.
Arbeiten Sie digital
Eine gute Zusammenarbeit ist unerlässlich für den Unternehmenserfolg. Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden optimal zusammenarbeiten können, stellt Ihnen das ECM verschiedene Collaborationtools zur Verfügung. So wird Ihnen zum Beispiel ein content- und dokumentenbasierter Informationsaustausch direkt am Dokument ermöglicht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, weitere Dokumente zu verlinken oder Umfragen durchzuführen. Zusätzlich werden Ihre Aufgaben für Sie verwaltet, indem Sie auf anstehende Aufgaben und neue Beiträge aufmerksam gemacht werden.
Finden statt Suchen
Ein ECM ermöglicht es Ihnen, unternehmensrelevante Informationen und Dokumente schnell zu finden. Durch die intelligenten und frei kombinierbaren Suchfilter finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen, denn bei der Suche wird nicht nur in den Metadaten recherchiert, sondern auch in den eigentlichen Dokumenteninhalten.
Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre Prozesse
Das ECM-System bietet Ihnen auch im Bereich der Automatisierung und Beschleunigung viele Möglichkeiten. Zum Beispiel können Sie automatisierte Prozesse individuell konfigurieren. Sie können auch Entscheidungswege jederzeit nachvollziehen und haben zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessanalyse.
Analysieren Sie Ihre Daten
Behalten Sie mit einem ECM jederzeit den Überblick: Werten Sie Ihre Informationen mithilfe intelligenter Komponenten zur Analyse und Visualisierung aus und erkennen Sie direkt Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Daten.
Sichern Sie Ihre Daten
Das ECM-System bietet Ihnen auch im Bereich der Datensicherheit zahlreiche Möglichkeiten. Sie können den Datenzugriff rollenbezogen beschränken, sensible Daten verschlüsseln und personenbezogene Daten kennzeichnen. Änderungen sind dank einer unveränderbaren Historie jederzeit nachvollziehbar. Zudem vereinfacht ein ECM die Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten und -fristen sowie die dauerhafte Lesbarkeit von Dokumenten. Auch vor Datenverlust schützt das ECM-System durch regelmäßige Backups und Wiederherstellungsmöglichkeiten.
Gewährleisten Sie Mobilität
Heutzutage ist es wichtig, dass wichtige Entscheidungen auch von unterwegs aus getroffen werden können. Das ECM-System stellt Ihnen hierfür die passenden Tools zur Verfügung, sodass Ihrer Mobilität nichts mehr im Weg steht. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
Gewinn durch das ECM
Mit der Einführung eines Enterprise Content Managementsystems in Ihrem Unternehmen profitieren Sie besonders von vier Vorteilen:
Compliance:
ECM-Systeme bieten erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben und Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Automatisierung:
ECM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, was die Geschwindigkeit und Effizienz erhöht.
Collaboration:
Mit ECM-Systemen können Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten, diese teilen und kommentieren, was die Zusammenarbeit und Produktivität erhöht. Durch den mobilen Zugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort sowie die zentrale digitale Ablage aller Dokumente kann man von überall aus arbeiten.
Kosteneffizienz:
ECM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Papierdokumente durch digitale zu ersetzen und dadurch Kosten für Lagerung, Versand und Reproduktion zu sparen.
Unterschied zwischen ECM und DMS
Die Bezeichnungen Enterprise Content Management und Dokumentenmanagementsystem werden oftmals synonym verwendet. Tatsächlich dienen beide Systeme der Verwaltung von digitalen Dokumenten und Inhalten in Unternehmen, doch es gibt auch deutliche Unterschiede im Bezug auf die Funktionalität und den Einsatzbereich.
DMS ist in erster Linie auf die Verwaltung von Dokumenten ausgerichtet, wie z.B. Word-Dokumente, PDFs und Tabellenkalkulationen. Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente zu speichern, zu organisieren, zu suchen und zu finden und erleichtert die Zusammenarbeit, indem Dokumente gemeinsam bearbeitet und kommentiert werden können.
ECM ist eine umfassendere Methode zur Verwaltung von digitalen Inhalten, die Dokumentenmanagement beinhaltet, aber auch andere Arten von Inhalten wie Bilder, Videos, Audio-Dateien und andere digitale Inhalte umfasst. Ein ECM ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu pflegen und zu verteilen und ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es ermöglicht auch erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmensanwendungen.
Kurz gesagt, DMS ist ein Teilbereich des ECM und konzentriert sich hauptsächlich auf Dokumentenmanagement, während ECM eine umfassendere Methode zur Verwaltung von digitalen Inhalten ist.
Was spricht für die Einführung eines ECM-Systems?
Effizienz, produktives und strukturiertes Arbeiten sowie die Aussicht auf ein geordnetes Ablagesystem. Das und vieles mehr verspricht das ECM-System. Durch die effektive Verwaltung Ihrer Inhalte eröffnen sich Ihnen viele Möglichkeiten.
In nur wenigen Schritten eben Sie den Weg zu einer erfolgreichen ECM-Einführung in Ihrem Unternehmen. Die Experten von MODOX stehen Ihnen dabei gerne beratend zu Seite.